Cách tạo mã vạch Barcode trong Word: Hướng dẫn cụ thể
Mã vạch là công cụ hữu ích trong quản lý kho, bán lẻ, văn phòng và nhiều lĩnh vực khác. Nếu bạn không có phần mềm chuyên dụng, Microsoft Word vẫn có thể giúp bạn tạo mã vạch đơn giản, nhanh chóng với một vài thao tác.
Bài viết này, iCheckQR sẽ hướng dẫn chi tiết 3 cách tạo mã vạch trong Word, kèm mẹo định dạng, in ấn và lựa chọn loại mã phù hợp – giúp bạn áp dụng dễ dàng vào thực tế.
1. Có thể tạo mã vạch trong Word không?
Câu trả lời: Có. Người dùng hoàn toàn có thể tạo mã vạch trong Microsoft Word thông qua các công cụ có sẵn (như font chữ mã vạch) hoặc sử dụng add-in và công cụ tạo mã trực tuyến.
So sánh giữa cách tạo cơ bản và nâng cao
Giới hạn của Word so với phần mềm chuyên dụng:
Không hỗ trợ tạo hàng loạt mã vạch từ dữ liệu (ví dụ từ Excel).
Thiếu khả năng kiểm tra lỗi mã, tối ưu độ giãn cách, căn chỉnh chính xác như phần mềm chuyên biệt (ví dụ: BarTender, …).
Không tự động cập nhật nội dung mã nếu dữ liệu thay đổi.
2. Các cách tạo mã vạch trong Word
Cách 1: Dùng font barcode trong Word (Code 39, Code 128)
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tải font barcode miễn phí: Ví dụ: Font Code 39 từ trang dafont.com.
Bước 2: Cài đặt font lên máy tính: Nhấn đúp vào file .ttf → chọn Install.
Bước 3: Mở Microsoft Word, nhập văn bản cần tạo mã (ví dụ: 123456).
Bước 4: Bôi đen văn bản → đổi font sang Code 39 hoặc Code 128.
Bước 5: Tùy chỉnh kích thước, giãn cách chữ để mã dễ quét hơn.
Lưu ý: Một số font yêu cầu thêm dấu * ở đầu và cuối nội dung. Ví dụ: nhập *123456* thay vì chỉ 123456.
Có 3 cách tạo mã vạch trong Word
Cách 2: Dùng Add-in tạo barcode trong Word
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào tab Chèn (Insert) → chọn Get Add-ins (Tải phần bổ trợ).
Bước 2: Tìm với từ khóa "Barcode" → ví dụ: “Barcode Generator” của Tec-It.
Bước 3: Nhấn Add (Cài đặt) → mở Add-in trong Word.
Bước 4: Nhập dữ liệu cần tạo mã → chọn loại mã: EAN-13, Code 128, QR Code…
Bước 5: Nhấn Insert (Chèn) để thêm mã vào tài liệu.
Ưu điểm:
Hỗ trợ nhiều loại mã vạch.
Giao diện thân thiện, có thể xem trước.
Nhược điểm:
Yêu cầu kết nối internet.
Một số Add-in có tính năng nâng cao phải trả phí.
Cách 3: Tạo mã vạch online rồi chèn vào Word
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập trang tạo mã vạch miễn phí như: iCheckQR
Bước 2: Chọn loại mã vạch → nhập nội dung.
Bước 3: Nhấn Generate → tải ảnh về dưới dạng PNG hoặc JPG.
Bước 4: Trong Word → chọn Insert > Picture → tải ảnh vừa tạo lên.
Trang tạo mã vạch trên iCheckQR
Phù hợp với:
Người cần mã vạch chất lượng cao để in tem nhãn.
Mã QR hoặc barcode phức tạp không tạo được bằng font chữ.
3. Mẹo định dạng và in mã vạch trong Word
Việc tạo mã vạch trong Microsoft Word tuy đơn giản, nhưng để quét được dễ dàng và in ấn đạt chất lượng cao, người dùng cần áp dụng một số mẹo định dạng và thiết lập in ấn dưới đây:
Căn chỉnh kích thước và vị trí để mã dễ quét
Kích thước:
Chiều rộng và chiều cao mã vạch nên được điều chỉnh sao cho đầu đọc có thể nhận diện rõ các vạch đậm nhạt.
Tránh mã vạch quá nhỏ hoặc quá lớn gây biến dạng hoặc mất thông tin.
Đối với mã 1D (Code 39, Code 128): Chiều cao nên từ 10–15mm, chiều rộng phụ thuộc vào độ dài dữ liệu.
Đối với mã 2D (QR Code): Tối thiểu kích thước nên là 20x20mm để đảm bảo máy quét nhận diện được.
Mẹo chỉnh trong Word:
Chọn hình hoặc đoạn mã vạch → chuột phải > Size and Position.
Điều chỉnh tại tab Size: nhập thông số chiều rộng/chiều cao chính xác.
Đảm bảo giữ tỷ lệ gốc (Lock aspect ratio) để mã không bị méo.
Vị trí:
Căn giữa mã vạch trên dòng hoặc trong ô (nếu nằm trong bảng).
Tránh để mã vạch sát lề giấy hoặc vùng cắt, có thể khiến mã bị mất một phần khi in.
Nên để khoảng trắng bao quanh (quiet zone) tối thiểu 2–3mm mỗi bên.
Tạo bảng hoặc mẫu tem để in nhiều mã cùng lúc
Nếu cần in nhiều mã vạch trên một trang – ví dụ để dán sản phẩm, tạo thẻ – thì việc thiết lập bảng hoặc mẫu tem sẽ giúp:
Cách thực hiện:
Vào Insert > Table để tạo bảng có số hàng và cột phù hợp (ví dụ: 3 cột x 5 hàng).
Mỗi ô là một vị trí chứa mã vạch và thông tin sản phẩm tương ứng.
Căn giữa nội dung trong ô cả theo chiều ngang và chiều dọc để đảm bảo mã vạch luôn nằm đúng vị trí.
Ưu điểm:
Giúp bố cục đều, thẩm mỹ, không bị lệch khi in.
Dễ dàng nhân bản, quản lý và thay thế từng mã khi cần.
Mẹo: Nếu dùng Word kết hợp Excel (Mail Merge), có thể tự động tạo hàng loạt mã từ danh sách.
Thiết lập in ấn để đảm bảo chất lượng đầu ra
Để đảm bảo mã vạch sau khi in có thể quét được bằng thiết bị chuyên dụng hoặc điện thoại, người dùng cần chú ý các thiết lập sau:
Thiết lập máy in:
Chọn độ phân giải cao (300 DPI trở lên) để đảm bảo nét mã rõ ràng.
Chọn chế độ in “Best” hoặc “High Quality” thay vì “Draft”.
Nếu in bằng máy in tem nhãn: nên dùng loại giấy chuyên dụng và ribbon in mã vạch phù hợp.
Thiết lập trong Word:
Trước khi in → chọn File > Print > Print Preview để xem bố cục chính xác.
Chọn loại giấy tương thích (A4, giấy decal, giấy nhãn...).
Tắt tính năng co giãn hình ảnh khi in (nếu sử dụng hình ảnh mã vạch).
Lưu ý: Không chụp ảnh mã vạch trên màn hình để in lại, vì ảnh bị nén/méo có thể làm mã không còn chính xác. Nên dùng ảnh gốc hoặc font barcode để đảm bảo tính toàn vẹn.
Việc chú trọng đến định dạng và in ấn không chỉ giúp mã vạch quét chính xác, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp của tài liệu hoặc sản phẩm. Nếu in với số lượng lớn, bạn nên cân nhắc dùng các phần mềm thiết kế tem nhãn chuyên dụng hoặc tích hợp mã hóa từ Excel để tự động hóa quy trình.
4. Các loại mã vạch phổ biến nên dùng
Hiện nay, có nhiều loại mã vạch được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là bốn loại mã vạch phổ biến nhất, mỗi loại có đặc điểm và ứng dụng riêng phù hợp với từng nhu cầu cụ thể:
Code 39
Mã vạch 1D đơn giản, mã hóa được chữ cái (A–Z), số (0–9) và một số ký tự đặc biệt như -, ., /, +. Không cần checksum, dễ tích hợp hệ thống và có thể tạo bằng font chữ trong Word.
→ Dùng trong quản lý kho nội bộ, thẻ nhân viên, nhãn sản phẩm nội bộ.
Code 128
Mã vạch 1D nâng cao, hỗ trợ toàn bộ ký tự ASCII (0–127), nén dữ liệu tốt giúp mã ngắn gọn hơn Code 39. Hỗ trợ checksum, độ chính xác cao khi quét.
→ Phù hợp cho logistics, quản lý kho, bán lẻ chuyên nghiệp.
EAN-13
Mã vạch tiêu chuẩn toàn cầu gồm 13 chữ số, mã hóa mã quốc gia, doanh nghiệp, sản phẩm và số kiểm tra. Dễ tích hợp hệ thống bán lẻ, quét nhanh bằng máy POS.
→ Dùng in tem sản phẩm tiêu dùng, đăng ký mã tại GS1, bắt buộc trong bán lẻ quốc tế.
Một số loại mã vạch phổ biến
Bảng tổng hợp nhanh
5. Câu hỏi thường gặp về tạo mã vạch Barcode trong word
Mã vạch trong Word có quét được không?
Có. Nếu tạo đúng cách (dùng font đúng, đủ dấu * nếu cần, hoặc dùng Add-in/ảnh chất lượng cao), các thiết bị đọc mã vạch đều có thể quét được.
Có thể tạo nhiều mã một lúc trong Word không?
Có thể, nhưng Word không hỗ trợ tự động tạo nhiều mã một lúc như Excel. Bạn có thể:
Tạo thủ công từng mã.
Hoặc kết hợp Word + Excel + Mail Merge để chèn mã từ danh sách (dành cho người dùng nâng cao).
Dẫn link
Microsoft Word hoàn toàn có thể tạo mã vạch hiệu quả nếu biết cách tận dụng font barcode, add-in và công cụ trực tuyến. Tuy không thay thế được phần mềm chuyên dụng, nhưng với hướng dẫn và mẹo định dạng trong bài, bạn có thể tạo và in mã vạch đạt chuẩn cho nhiều nhu cầu cơ bản.
Hy vọng bài viết này giúp bạn áp dụng thành công việc tạo mã vạch ngay trong Word một cách đơn giản và chuyên nghiệp.
