Hướng dẫn tạo mã QR cho Office 365 miễn phí và nhanh chóng
Việc chia sẻ tài liệu Word, Excel, PowerPoint từ Office 365 sẽ trở nên nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn khi sử dụng mã QR. Chỉ với một lần quét, người nhận có thể truy cập ngay nội dung mà không cần đăng nhập hay thao tác rườm rà.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách tạo mã QR cho Office 365 miễn phí, nhanh chóng, dễ áp dụng cho giảng dạy, doanh nghiệp, sự kiện và marketing.
1. Lợi ích nổi bật của việc tạo mã QR cho Office 365
Chia sẻ nhanh chóng: Người nhận chỉ cần quét mã bằng điện thoại là truy cập được ngay tài liệu Word, Excel, PowerPoint, không cần đăng nhập phức tạp.
Tiết kiệm thời gian: Đặc biệt hiệu quả trong môi trường giáo dục, đào tạo, doanh nghiệp hoặc sự kiện đông người.
Chuyên nghiệp và hiện đại: Tạo điểm nhấn trong tài liệu, slide hoặc bảng thông báo.
Tính linh hoạt cao: Hỗ trợ chia sẻ nhiều loại tài liệu và ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Forms, OneDrive, SharePoint...
Ứng dụng trong thực tế
2. Hướng dẫn tạo mã QR cho tài liệu Office 365 bằng iCheckQR
iCheckQR là nền tảng tạo mã QR chuyên nghiệp, miễn phí, giúp bạn dễ dàng thực hiện cách tạo mã QR cho Office 365 để chia sẻ tài liệu như Word, Excel, PowerPoint. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn đã có thể tạo mã QR tùy chỉnh màu sắc, logo và khung viền mà không cần cài đặt phần mềm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Truy cập trang iCheckQR
Mở trình duyệt bất kỳ (Chrome, Edge, Safari…)
Truy cập vào địa chỉ: https://icheckqr.com/vi/qrcode/Office365
Bước 2: Tải lên tài liệu hoặc dán liên kết Office 365
Vào OneDrive, SharePoint hoặc Teams → Chọn tài liệu → Nhấn “Chia sẻ”
Chọn quyền truy cập phù hợp (“Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem”) → Sao chép liên kết.
Quay lại iCheckQR → Dán liên kết vào ô yêu cầu.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn dùng link từ OneDrive/SharePoint, hãy đảm bảo đã bật quyền chia sẻ công khai để mã QR hoạt động khi người khác quét.
Bước 3: Tùy chỉnh mã QR (màu sắc, logo, khung viền)
Đây là điểm mạnh của iCheckQR so với các công cụ thông thường:
Chọn màu mã QR: có thể chọn màu đơn, chuyển sắc (gradient) hoặc phối màu theo thương hiệu.
Thêm logo: Tải logo công ty hoặc biểu tượng cá nhân vào giữa mã QR.
- Khung viền (frame): Chọn khung viền có chữ hướng dẫn như “Scan me”, “Tài liệu tại đây”... để tăng tỷ lệ quét.
Bước 4: Tạo và tải xuống mã QR
Sau khi tùy chỉnh hoàn tất →Nhấn nút “Tạo mã QR” (Chờ vài giây, hệ thống sẽ tạo mã QR).
Mở camera quét mã vừa tạo → Kiểm tra xem file/tài liệu mở đúng không
Thử quét trên nhiều thiết bị, hệ điều hành để đảm bảo khả năng tương thích
Nhấn “Tải xuống” để lưu file về máy (hỗ trợ định dạng PNG, JPG, PDF,...)
Muốn áp dụng cho nhiều loại nội dung khác như google tài liệu, tệp tin, PDF, … bạn có thể xem thêm cách tạo mã QR code để mở rộng khả năng sử dụng.
3. Hướng dẫn tạo mã QR trong Microsoft Office bằng QR4Office
Nếu bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint trong bộ Office 365, thì QR4Office là một lựa chọn cực kỳ tiện lợi. Đây là add-in chính thức của Microsoft, cho phép bạn tạo mã QR trực tiếp trong ứng dụng Office chỉ với vài bước đơn giản – không cần rời khỏi màn hình làm việc.
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Office
Khởi chạy một trong các ứng dụng sau:
Microsoft Word: để tạo mã QR cho tài liệu văn bản, hướng dẫn, hợp đồng...
Microsoft Excel: để chia sẻ bảng tính, dữ liệu báo cáo, bảng giá...
Microsoft PowerPoint: để chèn mã QR vào slide bài giảng, hội thảo, thuyết trình…
Lưu ý : Sử dụng Office 365 hoặc Microsoft Office 2016 trở lên có kết nối internet để cài đặt add-in.
Bước 2: Cài đặt tiện ích QR4Office
Trên thanh công cụ (Ribbon), nhấn vào tab “Insert” (Chèn).
Chọn “Get Add-ins” (hoặc “Store” trong một số phiên bản).
Trong hộp tìm kiếm, nhập “QR4Office”.
Nhấn “Add” (Thêm) để cài đặt tiện ích vào ứng dụng.
Lưu ý: Bạn chỉ cần cài đặt một lần, sau đó tiện ích sẽ xuất hiện trong “My Add-ins” cho các tài liệu sau này.
Bước 3: Truy cập QR4Office trong tài liệu
Sau khi cài đặt:
Trên tab “Insert”, chọn mục “My Add-ins”.
Chọn QR4Office để khởi động giao diện tạo mã QR ngay trong tài liệu.
Tiện ích sẽ hiển thị ở một khung bên phải màn hình, nơi bạn có thể cấu hình nội dung và thiết kế mã QR theo ý muốn.
Bước 4: Nhập liên kết hoặc nội dung văn bản
Tại ô “Enter data to encode”, bạn nhập:
Đường dẫn tài liệu Office 365 từ OneDrive, SharePoint (ví dụ: link Word, Excel, PowerPoint).
Văn bản ngắn, như thông tin liên hệ, số điện thoại, mô tả sản phẩm...
Trường hợp bạn dán link tài liệu, hãy đảm bảo link có quyền chia sẻ công khai nếu bạn định gửi mã QR cho người ngoài tổ chức.
Bước 5: Tùy chỉnh mã QR
QR4Office cho phép bạn cấu hình:
Kích thước mã QR: thay đổi chiều rộng và chiều cao (pixels).
Màu mã QR: chọn màu nền và màu mã để phù hợp với tài liệu hoặc thương hiệu.
Error Correction Level (mức độ sửa lỗi):
L (Low): nhiều dữ liệu hơn, dễ hỏng nếu dán/ép nhựa.
M (Medium), Q, H (High): chịu lỗi tốt hơn, nhưng mã sẽ chi tiết hơn và có thể khó quét nếu in nhỏ.
Gợi ý: Chọn M hoặc Q để cân bằng giữa khả năng quét và tính ổn định.
Bước 6: Nhấn “Insert” để chèn mã QR vào tài liệu
Sau khi hoàn tất tùy chỉnh:
Nhấn nút “Insert” → mã QR sẽ được chèn vào tài liệu như một hình ảnh.
Bạn có thể di chuyển, thay đổi kích thước hoặc xóa mã QR như các đối tượng hình ảnh thông thường.
4. Lưu ý khi tạo mã QR cho Office 365
Cài đặt quyền truy cập đúng: Đảm bảo tài liệu Office được chia sẻ với quyền “Ai có liên kết đều xem được”. Tránh lỗi “Access Denied” khi người dùng quét mã QR.
Kích thước & định dạng phù hợp: Tối thiểu 2x2 cm khi in, dùng PNG hoặc SVG để đảm bảo rõ nét. Tránh phối màu quá nhạt hoặc thiếu tương phản khiến mã khó quét.
Ưu tiên mã QR động: Cho phép thay đổi nội dung liên kết mà không cần tạo lại mã. Hữu ích khi chia sẻ nội dung thường xuyên cập nhật (bài giảng, báo giá...).
Kiểm tra mã trên nhiều thiết bị: Quét thử bằng iOS, Android, Zalo, Google Lens... để đảm bảo hoạt động tốt trong mọi hoàn cảnh.
5. Câu hỏi thường gặp về tạo mã QR cho Office 365
Mã QR cho tài liệu Office 365 có hết hạn không?
→ Mã QR không hết hạn nếu bạn không xóa tài liệu hoặc thay đổi quyền truy cập.
Làm sao để chỉnh sửa nội dung tài liệu sau khi tạo mã QR Office 365?
→ Nếu bạn dùng link từ OneDrive/SharePoint, chỉ cần chỉnh sửa file gốc – người quét mã vẫn thấy bản mới. Nếu dùng mã QR tĩnh với file tải lên, bạn cần tạo mã mới nếu thay đổi nội dung.
Có thể tạo mã QR Office 365 cho nhiều tài liệu cùng lúc không?
→ iCheckQR và QR4Office chưa hỗ trợ tạo mã QR hàng loạt cho nhiều tài liệu. Tuy nhiên, có thể nén nhiều file vào 1 thư mục trong OneDrive, chia sẻ link thư mục để tạo mã QR.
Kết luận
Việc tạo mã QR cho Office 365 mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong chia sẻ tài liệu, tiết kiệm thời gian, tăng tính chuyên nghiệp. Với các công cụ như iCheckQR, QR4Office, người dùng có thể dễ dàng tạo mã QR miễn phí, thao tác đơn giản trên cả máy tính và điện thoại.
Hãy áp dụng ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc, học tập và thuyết trình của bạn.
Bài viết liên quan
Hướng dẫn tạo mã QR cho tài liệu PDF, Word, Excel chuyên nghiệp
Cách tạo mã QR cho Google Tài Liệu chuyên nghiệp
