Mã vạch GS1 là gì? Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp
Tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng mã GS1 để đáp ứng yêu cầu của siêu thị, sàn thương mại điện tử, đối tác xuất khẩu cũng như tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng.
Bài viết này, iCheckQR sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về mã vạch GS1 - từ khái niệm, cấu trúc, các loại mã phổ biến đến quy trình đăng ký và ứng dụng thực tiễn – Giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và tận dụng hiệu quả chuẩn mã hóa này.
1. GS1 là gì?
GS1 là một tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu chuyên phát triển và duy trì các tiêu chuẩn mã vạch, giúp chuẩn hóa việc nhận diện sản phẩm, dịch vụ và địa điểm trong chuỗi cung ứng.
Lịch sử phát triển: Ra đời từ năm 1974 với mã vạch đầu tiên được quét tại Mỹ, GS1 đã phát triển thành hệ thống tiêu chuẩn toàn cầu và hiện diện tại hơn 100 quốc gia. Các mã vạch do GS1 quản lý hiện nay xuất hiện trong hơn 6 tỷ lần quét mỗi ngày.
Vai trò: GS1 cung cấp hệ thống nhận dạng duy nhất cho sản phẩm, địa điểm, tổ chức và dịch vụ — thông qua các mã như GTIN (mã số thương phẩm toàn cầu), GLN (mã địa điểm toàn cầu), SSCC (mã đơn vị vận chuyển)... giúp nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, truy xuất nguồn gốc và chống hàng giả.
Hình ảnh logo GS1
2. Mã vạch GS1 là gì?
Mã vạch GS1 là một trong những dạng chuẩn hóa của mã vạch, được phát triển nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện sản phẩm thống nhất trên toàn cầu. Nhờ tuân thủ chuẩn quốc tế, GS1 giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy xuất nguồn gốc và tối ưu vận hành trong chuỗi cung ứng.
Lợi ích khi sử dụng mã vạch GS1
Tăng hiệu quả quản lý: Giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý thủ công và cắt giảm chi phí vận hành trong khâu lưu kho, bán hàng và logistics.
Nâng cao độ chính xác: Mỗi sản phẩm có mã định danh duy nhất giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý tồn kho, nhập – xuất hàng và truy xuất nguồn gốc.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Người tiêu dùng có thể dễ dàng kiểm tra thông tin sản phẩm rõ ràng, minh bạch, tạo sự tin tưởng và tăng mức độ hài lòng.
Hỗ trợ mở rộng thị trường: Mã vạch GS1 là chuẩn quốc tế được chấp nhận rộng rãi, giúp doanh nghiệp dễ dàng tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu và tiếp cận các thị trường xuất khẩu.
3. Cấu trúc chung của mã vạch GS1
Một mã vạch GS1 điển hình – như mã EAN-13, được cấu thành từ nhiều phần, mỗi phần mang ý nghĩa xác định trong chuỗi cung ứng.
Các thành phần chính của mã vạch GS1
Tổng độ dài: Thường là 13 số (EAN-13) hoặc có thể là 8 số (EAN-8) với sản phẩm nhỏ.
Ý nghĩa của từng thành phần
Mã quốc gia giúp truy xuất nguồn gốc xuất xứ hoặc đơn vị đăng ký sản phẩm.
Mã doanh nghiệp là định danh duy nhất giúp phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
Mã sản phẩm do doanh nghiệp tự cấp phát theo hệ thống nội bộ.
Số kiểm tra giúp đảm bảo mã không bị nhập sai hoặc hỏng do lỗi quét.
Ví dụ về một mã vạch EAN-13
Chú thích:
893: Mã quốc gia (GS1 Việt Nam)
4567: Mã doanh nghiệp
89012: Mã sản phẩm do doanh nghiệp tự gán
3: Số kiểm tra (Check Digit).
Ghi chú bổ sung
Các loại mã vạch GS1 phổ biến: EAN-13, EAN-8, UPC-A, GS1-128, GS1 DataBar, GS1 QR Code.
Tùy vào loại mã, số lượng ký tự và định dạng có thể thay đổi, nhưng cấu trúc logic về tổ chức – sản phẩm – kiểm tra vẫn giữ nguyên.
4. Các loại mã vạch GS1 phổ biến
GS1 cung cấp nhiều loại mã vạch sản phẩm khác nhau, phù hợp với từng mục đích sử dụng như bán lẻ, vận chuyển hay y tế. Mỗi loại mã có đặc điểm riêng về cấu trúc và dữ liệu chứa bên trong.
Ảnh các loại mã vạch GS1
Bảng dưới đây giúp bạn so sánh nhanh các loại mã vạch GS1 phổ biến nhất hiện nay.
5. Cách đăng ký mã vạch GS1 tại Việt Nam
Để sử dụng mã vạch GS1 hợp lệ trên sản phẩm, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký mã số mã vạch tại Trung tâm mã số mã vạch Quốc gia GS1 Vietnam theo đường dẫn sau: https://gs1vn.org.vn/. Dưới đây là quy trình đăng ký chuẩn:
Bước 1: Truy cập website GS1 Việt Nam hoặc liên hệ trực tiếp để bắt đầu thủ tục đăng ký mã doanh nghiệp.
Giao diện trang web GS1 Việt Nam
Bước 2: Sau khi được cấp mã doanh nghiệp (Global Company Prefix), bạn có thể tạo mã GTIN cho từng sản phẩm.
Bước 3: Sử dụng phần mềm tạo mã vạch để thiết kế tem và in lên bao bì hoặc nhãn dán sản phẩm.
Bước 4: Cập nhật thông tin sản phẩm và mã GTIN vào cơ sở dữ liệu của GS1 để đảm bảo tính hợp lệ và truy xuất toàn cầu.
Lưu ý: Việc đăng ký mã GS1 không hề đơn giản, đặc biệt với doanh nghiệp mới vì liên quan đến:
Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị kỹ lưỡng
Quy ước tạo mã sản phẩm phải tuân thủ chuẩn quốc tế
Các bước nhập dữ liệu, kê khai, quản lý mã vạch đòi hỏi hiểu biết kỹ thuật và pháp lý
Giải pháp nhanh chóng và an toàn: Nếu muốn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và được hỗ trợ trọn gói từ A–Z, hãy sử dụng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch của iCheck.
6. Ứng dụng thực tế của mã vạch GS1
Bán lẻ: Mã vạch GS1 giúp các cửa hàng, siêu thị kiểm soát tồn kho, giảm sai sót khi kiểm đếm và đẩy nhanh thanh toán. Nhờ tiêu chuẩn toàn cầu, sản phẩm dễ dàng được quét ở mọi điểm bán, từ siêu thị đến cửa hàng tiện lợi.
Y tế: Mã GS1 được dùng để quản lý thuốc và thiết bị, đảm bảo đúng thuốc – đúng liều – đúng bệnh nhân, góp phần nâng cao an toàn và minh bạch.
Chuỗi cung ứng: GS1 hỗ trợ theo dõi hành trình hàng hóa từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. Nhờ dữ liệu chuẩn, doanh nghiệp giảm lỗi, rút ngắn thời gian và tối ưu logistics.
Thương mại điện tử: Mã vạch GS1 giúp đồng bộ sản phẩm trên các sàn như Shopee, Tiki, Amazon..., nâng cao trải nghiệm mua sắm và kiểm soát chất lượng hàng hóa theo yêu cầu sàn.
Hình ảnh minh họa thực tế
7. Câu hỏi thường gặp về mã vạch GS1
Mã vạch GS1 có bắt buộc không?
Không bắt buộc theo luật, nhưng nhiều hệ thống siêu thị, sàn thương mại điện tử và đối tác phân phối yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch GS1 để được chấp nhận và dễ dàng quản lý.
Chi phí đăng ký mã vạch GS1 là bao nhiêu?
Chi phí bao gồm phí cấp mã doanh nghiệp và phí duy trì hàng năm, dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy theo số lượng mã đăng ký và quy mô doanh nghiệp.
Thời gian để đăng ký mã vạch GS1?
Thông thường từ 5–7 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ như iCheck, có thể nhận mã chỉ sau 1-2 ngày làm việc.
Có thể sử dụng mã vạch GS1 cho sản phẩm thủ công không?
Có. Sản phẩm thủ công, handmade hoàn toàn có thể đăng ký mã vạch GS1 để nâng cao độ uy tín, dễ dàng phân phối vào siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc xuất khẩu.
Kết luận
Từ hiểu rõ cấu trúc, lựa chọn loại mã phù hợp đến đăng ký hợp lệ tại GS1 Việt Nam – mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao uy tín thương hiệu và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp minh bạch, tiêu chuẩn và được quốc tế công nhận, thì mã vạch GS1 chính là lựa chọn không thể bỏ qua.
