Cách tạo mã vạch hàng loạt từ Excel nhanh chóng cho hàng trăm sản phẩm

Tạo mã vạch hàng loạt từ Excel là cách nhanh chóng và tiện lợi, dễ thao tác cho các chủ shop online hoặc khi kho hàng có hàng trăm SKU, việc tạo từng mã vạch thủ công không còn khả thi.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng bước, từ chuẩn bị dữ liệu đến xuất file sẵn sàng in.

Tạo mã vạch hàng loạt là gì?

Tạo mã vạch hàng loạt là quá trình sinh tự động nhiều mã vạch cùng lúc từ một danh sách dữ liệu có sẵn — thay vì tạo từng mã một. 

Với Excel, bạn chỉ cần chuẩn bị danh sách mã sản phẩm, cài font mã vạch, áp dụng công thức — toàn bộ cột mã vạch sẽ được tạo tự động trong vài giây.

Cần chuẩn bị gì trước khi tạo mã vạch hàng loạt?

File Excel chứa dữ liệu sản phẩm

Cấu trúc tối thiểu cần có:

Lưu ý: cột mã barcode phải được định dạng Text, không phải Number — nếu để Number, Excel sẽ tự cắt số 0 đứng đầu hoặc làm tròn mã 13 chữ số.

Chọn loại mã vạch phù hợp

Trước khi tạo hàng loạt, bạn cần biết cách xác định các loại mã vạch phổ biến nào hiện nay phù hợp với kênh bán hàng của bạn.

• EAN-13 — chuẩn phổ biến nhất cho hàng tiêu dùng bán lẻ tại Việt Nam

• Code 128 — linh hoạt hơn, dùng trong kho vận và logistics

• Code 39 — đơn giản, phù hợp quản lý nội bộ

• QR Code — khi cần mã hóa nhiều thông tin hơn

Cách tạo mã vạch hàng loạt trên Excel — hướng dẫn từng bước

Phương pháp này dùng font mã vạch miễn phí cài vào Excel. Sau khi cài font, mỗi ô dữ liệu sẽ tự động hiển thị thành mã vạch có thể quét được — không cần plugin, không cần công thức phức tạp.

Bước 1 - Tải và cài font mã vạch

Font phổ biến nhất và miễn phí: Code 128 hoặc Free 3 of 9 (cho Code 39).

Thao tác:

1. Tải font tại dafont.com hoặc fonts2u.com — tìm "Code 128" hoặc "Free 3 of 9"

2. Giải nén file .zip tải về

3. Click chuột phải vào file .ttf → chọn Install (Windows) hoặc Install Font (Mac)

4. Mở lại Excel sau khi cài — font mới sẽ xuất hiện trong danh sách font

Tải và cài đặt font mã vạch Code 128 hoặc Code 39 trên Windows trước khi tạo mã vạch hàng loạt trong Excel.

Bước 2 - Chuẩn bị file dữ liệu đúng cấu trúc

Mở Excel, tạo bảng dữ liệu với ít nhất 2 cột: SKU/mã sản phẩm và mã barcode.

Thao tác:

1. Chọn toàn bộ cột chứa mã barcode

2. Click chuột phải → Format Cells → chọn Text → OK

Đây là một bước quan trọng để định dạng General hoặc Number, Excel sẽ tự xử lý dãy số và làm hỏng mã — đặc biệt với EAN-13 có 13 chữ số.

Định dạng cột mã barcode thành Text trong Excel để tránh lỗi mất số 0 hoặc sai dữ liệu mã vạch.

Bước 3 - Tạo cột công thức encode mã vạch

Font mã vạch yêu cầu dữ liệu đầu vào theo định dạng riêng — không thể áp font thẳng lên mã số thô. Cần thêm ký tự bắt đầu và kết thúc.

Với Code 39, công thức encode đơn giản: ="*"&B2&"*"

Trong đó B2 là ô chứa mã sản phẩm. Dấu * là ký tự bắt đầu và kết thúc bắt buộc của Code 39.

Thao tác:

1. Tạo cột mới, đặt tên "Barcode"

2. Nhập công thức ="*"&B2&"*" vào ô đầu tiên

3. Enter → kéo công thức xuống toàn bộ danh sách

Với Code 128, cần công thức phức tạp hơn để tính checksum — có thể tải file Excel template sẵn công thức tại grandzebu.net.

Tạo cột Barcode và áp dụng công thức encode Code 39 để tự động sinh dữ liệu mã vạch cho toàn bộ danh sách sản phẩm.

Bước 4 - Áp font mã vạch vào cột Barcode

Đây là bước biến dữ liệu text thành hình ảnh mã vạch thực sự.

Thao tác:

1. Chọn toàn bộ cột Barcode vừa tạo

2. Vào thanh font ở góc trên bên trái → gõ tên font vừa cài (ví dụ: "Free 3 of 9" hoặc "Code128")

3. Điều chỉnh cỡ chữ — thường từ 36–48pt để mã vạch đủ lớn để quét

Ngay sau khi áp font, cột Barcode sẽ chuyển từ text thành hình mã vạch trực quan. Toàn bộ hàng trăm mã được tạo đồng thời — không cần thao tác thêm cho từng dòng.

Áp dụng font mã vạch vào cột Barcode trong Excel để chuyển dữ liệu văn bản thành mã vạch có thể quét được.

Bước 5 - Kiểm tra mã vạch trước khi xuất

Trước khi in, cần xác nhận mã vạch đọc được bình thường.

Thao tác:

1. Dùng app quét mã vạch trên điện thoại (Barcode Scanner, QR & Barcode Scanner)

2. Quét thử 3–5 mã ngẫu nhiên trong danh sách

3. Đối chiếu kết quả trả về với dữ liệu gốc trong cột SKU

Nếu mã của bạn không quét được: kiểm tra lại cỡ chữ (tăng lên), đảm bảo nền trắng và vạch đủ tương phản, và xác nhận lại công thức encode đúng định dạng.

Kiểm tra mã vạch bằng ứng dụng quét trên điện thoại để xác nhận dữ liệu hiển thị chính xác trước khi in hàng loạt.

Bước 6 - Xuất và in mã vạch hàng loạt

Cách 1 - In thẳng từ Excel:

1. Chọn vùng chứa cột mã vạch

2. File → Print → Print Selection

3. Dùng giấy decal A4 hoặc máy in tem chuyên dụng (Zebra, Xprinter, TSC)

Chọn vùng chứa mã vạch và sử dụng tùy chọn Print Selection để in trực tiếp tem mã vạch từ Excel

Cách 2 - Xuất PDF:

1. File → Export → Create PDF/XPS

2. Lưu file PDF

3. Gửi file cho xưởng in nếu số lượng lớn (trên 5.000 tem)

Xuất danh sách mã vạch sang định dạng PDF để lưu trữ hoặc gửi cho đơn vị in tem số lượng lớn.

Hướng dẫn tạo mã vạch hàng loạt trực tuyến miễn phí

Nếu không muốn cài font hoặc cần xuất định dạng PNG/SVG riêng lẻ cho từng mã, các tool online là lựa chọn nhanh hơn:

Tiêu chí chọn tool tốt:

• Hỗ trợ upload Excel hoặc CSV trực tiếp

• Không giới hạn số lượng mã mỗi lần tạo

• Xuất được PDF hoặc SVG

• Hỗ trợ nhiều chuẩn mã (EAN-13, Code 128, QR Code)

Một số tool phổ biến:

• Tec-IT Barcode Generator — hỗ trợ batch từ danh sách text, nhiều định dạng xuất

• iCheckQR — tùy chỉnh layout tem theo yêu cầu

• OnlineLabels Barcode Generator — giao diện đơn giản, xuất PNG/SVG nhanh

• BarcodesInc — miễn phí hoàn toàn, phù hợp số lượng vừa

Các tool trên đều có giao diện dễ thao tác, nhưng nếu bạn muốn tìm một công cụ Việt hóa, hỗ trợ tiếng Việt, bạn có thể cân nhắc việc tạo mã vạch trên iCheckQR.

Những lỗi thường gặp khi tạo mã vạch hàng loạt

• Mã vạch không quét được: cỡ chữ quá nhỏ hoặc font chưa cài đúng — tăng lên tối thiểu 36pt

• Mã bị cắt số 0 đầu: cột barcode để dạng Number thay vì Text

• Công thức encode sai: thiếu ký tự * đầu/cuối với Code 39, hoặc sai checksum với Code 128

• Mã trùng lặp: phát sinh khi ghép dữ liệu từ nhiều nguồn — dùng Remove Duplicates trong Excel để kiểm tra trước

Mẹo quản lý mã vạch số lượng lớn hiệu quả

• Duy trì một file Excel master duy nhất - không để mỗi bộ phận tự quản lý file riêng

• Đặt quy tắc đặt tên SKU nhất quán ngay từ đầu (ví dụ: LOẠI-MÀUSẮC-SIZE)

• Lưu file mã vạch theo nhóm sản phẩm để dễ tìm lại khi cần in bổ sung

• Nếu quản lý trên 500 SKU, cân nhắc phần mềm quản lý kho tích hợp barcode thay vì tạo thủ công từng đợt

Câu hỏi thường gặp

Có thể tạo 1.000 hoặc 10.000 mã vạch cùng lúc trên Excel không?
Hoàn toàn được. Sau khi cài font và thiết lập công thức cho một dòng, chỉ cần kéo công thức xuống toàn bộ danh sách — Excel xử lý hàng nghìn dòng trong vài giây.

Tạo mã vạch hàng loạt trên Excel có mất phí không?
Không. Font mã vạch Code 39 và Code 128 đều có bản miễn phí. Bạn chỉ tốn chi phí khi in tem.

Có thể tạo EAN-13 trên Excel không?
Được, nhưng phức tạp hơn Code 39 vì EAN-13 yêu cầu tính check digit theo công thức riêng. Cách đơn giản nhất là tải template Excel có sẵn công thức EAN-13 từ các nguồn như grandzebu.net.

Nên dùng EAN-13 hay Code 128?
EAN-13 nếu sản phẩm bán qua kênh bán lẻ hoặc siêu thị. Code 128 nếu dùng để quản lý kho nội bộ hoặc logistics — linh hoạt hơn và dễ tạo trên Excel hơn.

Sau khi tạo có thể in tem ngay không?
Có — in thẳng từ Excel với giấy decal A4, hoặc xuất PDF gửi xưởng in nếu số lượng lớn.

Có cần đăng ký mã số mã vạch trước khi tạo không?
Nếu chỉ quản lý kho nội bộ thì không cần. Nếu bán vào siêu thị hoặc xuất khẩu thì cần đăng ký mã GS1 hợp lệ trước khi in lên bao bì chính thức.

Kết luận

Tạo mã vạch hàng loạt trên Excel không cần phần mềm đặc biệt — chỉ cần cài đúng font, chuẩn bị dữ liệu đúng cấu trúc và áp công thức encode phù hợp. Nếu muốn bỏ qua phần thiết lập, iCheckQR hỗ trợ tạo hàng loạt, xuất PDF và in ngay mà không cần cài gì thêm.